行文规范是对具体公文行文所制定的标准。执行行文规范有十分重要的意义。行文规范可以确保公文能够迅速、准确、安全的传递，并且发挥它应有的效用。但是在实际应用中，行文不规范的情况也比较普遍。综合起来有如下几个方面。

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一、越级行文比较普遍。公文规定公文一般应逐级行文，即上级机关只向下一级机关行文，或者下一级机关只向上级机关行文。但在实际使用中，根据工作的需要，有时也是允许越级行文的。这里有两种情况。

第一种。是上级机关向下级机关甚至更下几层的机关行文。大家在看上级文件时，有时会看到文件标志有“发至县团级”附注，其实，其发文范围就往往是下级的下级了。但确有需要是允许的。仅适用于如下情况：

1、一些需要较大范围学习、宣传、知晓的文件。

2、事关重要，不越级发文可能会延时误事的。

3、向非直接下级询问、交办事项。

4、日常来访、交流、调研工作需要。

5、答复已越级上报的公文。

第二种情况。是下级机关向上级机关行文。这种情况滥用的情况比较明显，这种情况之所以屡禁不止，是因为有一些机关仍然认为，要把问题、业绩报到上级机关，才能够引起更大重视，才能够更快解决问题，其实，这样就打乱了正常的公文制度，使得问题的解决更加复杂，不利于问题的解决。一般情况下，不准使用。却要使用，只能限于下面一些特殊情况。

1、由于发生特殊的紧急情况。比如发生战争，严重自然灾害、突发公共应急事件等例外情况。

2、经过多次请示上级机关长期没能得到解决的时关紧要问题。

3、直接上下级机关有争议而无法进一步解决的问题。

4、上级机关交办的并要求直接上报的事项。

5、根据有关组织和纪律原则认为涉及到直属上级机关应该进行回避的问题。

6、询问与联系极个别的必要的具体的问题。

需要提醒注意的是，即便是符合越级行文的条件，一般情况下，也应该同时抄送下一级或上一级机关。打个比方，某省级宣传部门要到某县级宣传部门去调研工作，一是给某县级宣传部门直接发了一个调研通知，应该同时将此调研通知“抄送”给该县所属的地级市（区）宣传部门，这样才是比较规范的做法。

二、内设机构对外行文。不少机关、单位没有法人资格的内设机构往往也不懂规矩，喜欢对外行文，这是不允许的，不规范的。这种现象还是比较普遍。内设机构中，唯一具有对外行文资格的是办公厅（室），这是必须要切记的！为什么只有办公厅（室）对外行文呢？因为各机关、各部门的办公厅（室）是各个机关、部门的综合办事机构，也是公文处理的管理机构，其任务就是参与政务，管理事务的。虽然它们具有这个发文的资格，但是也不能任意使用。一般也是只有两种情况可以使用。

1、在自己的职权范围内制发管理事务方面的公文，比如一般性的会议通知、往来联系工作的函件等。

2、依据其所属的机关或者部门的领导的意见，转发职能部门的公文。这种情况下必须要提醒的是，应在正文开头时要注明“经机关和部门主要领导同意或批准”等依据。

三、联合行文，主次不分、不规范。一些涉及面比较广的比较重要的事项，或者涉及到路线、方针、政策方面的事项，已超出了某个职能部门的权限范围，这个时候可能必须要有两个和两个以上的机关部门的名义共同行文，这个时候就要用到联合行文。联合行文存在的常见问题是：

1、喜欢“拉大旗作虎皮”，不是根据工作的实际需要和职权的范围，而是拉一些“权力”部门助阵。

2、不是同级机关或部门。联合行文必须是同级机关或者部门。

3、不讲究发文机关的排列顺序和发文字号。行政机关联合行文，主办机关必须排在前面，并且标注主办机关的发文字号。当然也可以经过商定，用其中某个机关的发文字号，但是只能标注一个机关的发文字号。

四、主送、抄送机关过乱、过滥。公文运转最忌为两大弊端，一是横传，二是直送。有些应该按正常程序报送的公文，往往喜欢越过规定的程序直接送给领导本人或以其他方式报送，都是不规范、不允许的。另外，还要强调：

1、主送机关。上行文应当坚持一个主送机关的做法，不能多头主送。如确实需要送其他机关的，应当用抄送的形式。

2、抄送机关。有些机关和单位，喜欢把抄送机关弄得多多的，这也是文风不正的表现。没有根据实际的需要，这在实际使用中，需要特别加以注意的。

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附 名词解释：发文字号

发文字号又称发文编号、文号，它是发文机关在某一年度内所发各种不同文件总数的顺序编号。发文字号由发文机关的办公厅（室）负责统一编排。发文字号应当包括机关代字、年份、序号；联合行文，只标明主办机关发文字号。