达县教育局《关于中小学学生电子学籍管理办法的通知》

达县教育局

关于中小学学生电子学籍管理办法的

通    知

各中小学：

为进一步规范全县普通中小学学籍管理工作，实现学籍管理的规范化、制度化、科学化、信息化，维护正常的教育教学秩序，全面提高办学质量，根据四川省教育厅《关于在全省实施中小学学生学籍信息化管理的通知》（川教〔2008〕24号）和《关于印发〈四川省中小学生学籍信息化管理基本信息规范〉的通知》（川教函〔2008〕106号）精神，结合我县实际，特制订本管理办法，请遵照执行。

一、学籍信息管理与规范

从2010年起全县实行中小学学生电子学籍档案管理，统一采用达州市教育局学籍管理软件系统《四川省教育信息化公共服务平台》（以下简称《服务平台》）。全县中小学电子学籍管理工作由县教育局教育股负责，各学校应确定专职或兼职学籍管理员，管理员负责本校所有学生的电子学籍管理工作，并按要求每学年如期采集和上报所有数据。学校应制定相应的岗位责任制度，做到任务到岗、责任到人。县教育局一旦发现违反学籍管理操作的情况，将严肃追究相应人员责任。

根据《四川省中小学学生学籍信息化管理基本信息规范》中规范性引用的文件《中华人民共和国行政区划代码》、《人的性别代码》等有关标准，省教育厅负责编定主管单位代码，市、县教育局负责编定学校代码，依据《达县教育局关于转发〈达州市教育局关于编报全市中小学校学籍代码的通知〉的通知》﹙达教发〔2008〕124号﹚文件精神，行政区代码和学校序号一旦确定不得随意更改（见附件一），如因学校合并等因素导致学校代码变更，必须报市、县教育局备案更新系统数据。按照市教育局的要求采集学生相关信息，为学生建立电子学籍档案和纸质学籍档案，学生学籍档案应永久保存。

新生注册信息及学生转学、休学、复学、借读等学籍信息须于每学期开学一个月内，集中通过系统上报县教育局审核备案。凡弄虚作假，乱开休学、转学、毕（结）业证明，涂改学籍档案，为学生建立双重学籍的，教育局将对其责任人视情节轻重给予相应的纪律处分。

二、管理权限与职责

《服务平台》的用户分为县教育局用户和学校用户两大类。县电化教育馆负责电子学籍技术服务工作，负责学籍管理服务器、软件的技术管理和系统维护，保障软件正常运行和网络畅通，根据县教育局的要求分配帐号，及时对操作系统和学籍系统升级，定期杀毒。县教育局经费管理办公室要依据学生电子学籍管理系统采集相关数据，拨付学校义务教育保障经费。为了有效化解大班额，严格控制学生无序流动，调控区域内校际间平衡，促进义务教育均衡发展，学校要严格控制大班额，凡有大班额的年级，不得招收外乡、县籍学生(进城务工农民子女，返乡农民工子女，台属子女等按照相关文件规定办理)，并不予注册，逐步将班额控制在小学每班不超过45人，初中、高中不超过50人。省级以上示范中学不超过56人。 县教育局负责电子学籍管理，禁止在学籍管理服务器上进行与学籍管理和系统维护无关的任何操作。

民办学校须向县教育局申请单独的学校用户和帐号进行管理；村小由所属中心校统一管理。

《服务平台》的功能分为系统管理和学籍管理两大部分。原则上网络管理员负责系统管理，学籍管理员负责学籍管理，普通用户具备数据查询功能。

各中小学学校 （含民办）学籍信息由学校填报并上传系统，县教育局审核、编制与管理。高中阶段学校（含民办）学籍由学校填报，县教育局审核，市、县教育局共同管理。 

学校相关职能部门负责学生学籍管理工作，要有专人专机管理学籍，学籍管理人员要求政治素质好，熟悉学籍管理的各项工作，学校应对数据录入和维护人员加强管理和培训，务必确保数据的及时、准确、完整及安全性。任何学校（含民办）不得擅自更改、变动学生学籍资料，严格遵守保密规定，严禁泄露学生隐私，出售学生及家庭个人信息。　　

学校要按要求及时办理学生入籍和异动手续，原则上毕业学生学籍资料由毕业学校长期保留。

学校应为每个学生建立电子学籍档案，不得漏统，不得虚报。在信息录入过程中必须严格按照《四川省中小学生学籍信息化管理基本信息规范》要求，录入信息务必确保准确、完整、具体，在学生基础数据录入完毕后，各校学籍管理员应及时与班主任和学生本人进行数据核对，并履行签字手续，确保每个学生的资料准确无误，若因录入信息错误由此带来损失概由相关人员负责。各校必须录入的学生信息项目见（附件二）。

学籍数据在规定时间录入完成并经过核对以后，县教育局学籍管理员将在《学籍系统》中设置好学生信息修改、增减权限，根据需要锁定学生的姓名、学籍号、身份证号等重要信息，学校不得在基本信息登记功能中再随意修改及增减学生。

在系统进入日常运行阶段后，学校应按照中小学生电子学籍系统学校端部分及统一参数（见附件三）进行设置，及时登记学生的学籍变更信息及其他成长档案，教育局学籍管理员应及时审核处理。学生各种档案的变更登记应在规定时间内完成，以保证学生电子学籍档案的准确性。

三、新生入学与注册

依据适龄儿童、少年就近免试入学的规定，各校应当保障适龄儿童、少年在户籍所在地学校就近入学。原则上凡年满六周岁的适龄儿童入学后，学校应及时在学籍系统中为学生建立电子学籍档案，同时为学生建立《小学生素质发展评估手册》。初中新生入学时，学校应及时在学籍系统中为学生建立电子学籍档案，同时为学生建立《中学生素质发展评估手册》。

外来务工就业人员的子女或被监护人属义务教育年龄段的，应依法主动与暂住地所属学校联系，送适龄子女或被监护人入学，保证其接受义务教育。

县教育局在开学一个月内办理相关入学手续，并依据学生报到的名册办理新生学籍并建立电子学籍档案，编制《学籍系统》里统一格式的学籍号。各校在登记新生档案时，必须准确登记学生的身份证号。

高中新生注册学籍时，如发现有伪造证件等弄虚作假行为或属违规招生的，不予注册，高中新生超出规定注册时限还未注册的，不再办理注册。

四、学籍变更

软件系统中的学籍变更包括学籍减少、学籍增加和校内变动三种类型。其中学籍减少包括休学、退学、辍学、保留入学资格退学、正常死亡、非正常死亡、转出和其它减少；学籍增加包括复学、转入和其它增加；校内变动包括留级、跳级。学生不得随意转学，因家庭住址变化、户口迁移等因素确需转学的，由学生或其法定监护人提出申请，经转出和转入学校同意，并报学校和县教育局确认转学理由正当，可准予转学。同时上传系统并请求教育局审批。转学不得变更就读年级。毕业年级学生一般不准转学。原则上高中学生在本县内不准转学。 

义务教育阶段学生和高中学生在市内跨县（市、区）转学，须经转出学校同意，市、县教育局学籍主管部门确认、转入学校同意后，持学籍卡（转出校应复印一份存档）和《达县中小学学生转学联系表》(见附件四)等证明材料，到市、县教育局学籍主管部门办理转学手续。原则上初中学生在本乡、镇内不予转学。

学生转出时，先由转出学校同意，并打印全县统一模式的转学联系表（见附件四），经转入学校同意并盖章，转出教育局核准后，转学生凭转学联系表到转入学校和当地教育局办理转学手续。转出学校应在系统中登记并注明转出学生去向及转出原因，教育局教育股审核书面材料后，在网上通过，完成转出。

学生转入时，经过转出学校及转出教育行政部门同意，转入学校核准后，由转入学校详细登记该生基本信息并注明转入学生来源、转入原因，经县教育局审核书面材料后，在网上通过，转入完成，该生电子档案分配到转入学校，转入学校应为该生分班。学生转学成功后，转出学校应打印转学证书留存备案。

五、休学和复学

学生休学时，由学生本人及其法定监护人提出申请，出具医疗单位证明或其它有效证明，由学校在系统中登记休学申请，教育局审核书面材料后，在网上通过，完成休学手续。休学原则上为半年或一年，连续休学不超过两年。在休学期满后，休学生须持休学证书和医疗单位出具的健康证明书或其它有效证明，向学校提出复学要求，学校在系统中登记复学申请，经教育局审核书面材料后，在网上通过，方可复学，由学校安排入相应年级就读。

　　高中学生擅自离校，学校应通过信函等方式督促其返校，并将督促学生返校的相关材料副本存档。学生擅自离校一个月以上，学校可作自动退学处理，并报县教育局备案。学生意外死亡，学校应及时报告县教育局教育股注销学籍。

六、留级和跳级

根据省、市学籍管理规定，义务教育阶段学校实行不留级制度。在普通中小学随班就读的残疾学生可以根据其学习能力安排在相应年级学习相应科目或其他学习内容。学习成绩优异的学生，由监护人提出书面申请，经学校上报县教育局审批同意才可以跳级。小学、初中跳级学生毕业时视为完成规定年限的义务教育。

七、毕业和修业

学生修业期满，毕业成绩和有关考核成绩合格，经县教育局审批后由学校发给全省统一样式的毕业证书，小学毕业证书由学生六年级就读学校免费发放。初中毕业证书由学籍所在学校免费发放。

   高中学生修业期满，且毕业会考科目考试合格的，由市、县教育局审核、备案，加盖钢印发放高中毕业证书，证书规格由省教育厅统一制定。

附件：1.达县各级各类学校的行政区代码和学校序号

2.达县中小学学生电子学籍学生必须录入的信息项目说明

3.达县中小学生电子学籍系统学校端部分设置及统一参数

4.达县中小学学生转学联系表

二〇一〇年六月十七日

主题词：教育  电子学籍管理办法  通知

抄送: 各片区联络点。

达县教育局办公室                         2010年6月17日

                                          （共印300份）

附件二：   达县中小学学生电子学籍学生必须

  录入的信息项目说明

1、姓名必填，两个字的学生名不需空格。

性别必填。

2、出生日期按日期格式“年月日”或在中间添加“-”或“/”月、日不加“0”如：1999-9-8。

3、学籍号长度必须等于18位且必须惟一，是由学校所在地行政区代码取单位编码前6位，学生初始注册年份取始注册年份全4位，学校所在行政区下的序号取单位编码后3位，性别码男“1”女“2”，和流水号（学生在校初始注册序号）这五部分组成。

4、 校内编号按学生管理→信息设置→学生校内编号规则如实填写，不能为空且必须惟一。

5、户口类别一般填内地户口。

6、身份证号码不能为空且长度必须为15位或18位，无户口、外籍户口、港澳台户口等等没有内地身份证号码的身份证用18个“9”代替，号码通不过系统的可能校验码出错，需重新到公安局改号码。暂没有户口的必须在 6个月内取得户口，否则不予审批。 

7、学段分小学学段和初中学段，小学段为6年制，初中段为3年制，九年一贯制学校设置一个3年制、一个6年制。

8、按照系统里已存在的班级名称进行填写，如:“一年级1班”。

9、学生来源填正常入学、借读或其它。

10、民族必填。

11、就读方式填走读、住校、住宿或其它。

12、是否流动人口必填。

13、现住址必须准确填写省、市、县乡（镇）村、社（街道，门牌号）。

14、 户口所在地不能为空，达县户籍的填511721，非达县户籍的填身份证的前6位。

15、入学方式分为普通入学、体育特招、外校转入、恢复入学资格、保送、自费或借读。

16、 入学年月格式“年月日”或在中间添加“-”或“/”，月、日不加“0”如：1999-9-8。

17、 籍贯不能为空，必须输入户口所在地6位行政区域码，达县的区域码是511721。

18、 学生类别不能为空，分为普通学生、随班就读学生、视力残疾学生、听力残疾学生、智力残疾学生或其他随班就读学生。

19、 学生联系电话，曾用名，政治面貌，血型，邮政编码，健康状况，是否接受学前教育，家庭出生，是否农民工子女，是否独生子女，是否留守儿童，通信地址，家长姓名、关系、家长电话这些项目必须填写。

注：以上20条内容每所学校必填缺一不可。

附件三:   达县中小学生电子学籍系统学校端

部分设置及统一参数

一、平台设置

必须设置：

1、入学级/年制设置：

小学学段    6年制

一年级   二年级   三年级   四年级   五年级   六年级

2009级  2008级   2007级  2006级   2005级  2004级

初中学段    3年制

一年级   二年级   三年级

2009级  2008级   2007级

注：九年一贯制设一个3年制、一个6年制。

2、学期设置

小学学段

一年级：年度（2009） 学期（分别设置上学期与下学期）

二年级：年度（2008） 学期（分别设置上学期与下学期）

三年级：年度（2007） 学期（分别设置上学期与下学期）

依次类推；四年级 年度（2006） 学期（分别设置上学期与下学期）。五年级 年度（2005） 学期（分别设置上学期与下学期）。六年级 年度（2004） 学期（分别设置上学期与下学期）。

初中学段与小学学段的1-3年级设置相同。

3、教学楼设置

中心校：（中心校）教学楼1、

（中心校）教学楼2

（中心校）教学楼3  等。

村  小：（××村小）教学楼

（××村小）教学楼 等。

民办学校：（××民校）教学楼

（××民校）教学楼等。

4、教室类型设置

①普通教室 ②实验室 ③音体美室④图书室 ⑤计算机网络室 ⑥多功能室 ⑦语言室等。

5、教室设置

名称：中心校1教学楼1楼第一个教室-----中心校1-1-1

      河市镇中心小学新兴村小1教学楼1楼第一个教室---村小1-1-1

注：第一个数字代表教学楼，第二个数字代表楼层，第三个数字代表该楼层的第几个教室（按从东到西，从北到南的顺序编排）。

最大人数按省上统一规定。面积按实际面积填写。

6、机构设置

（1）设置科室：在单位的根目录下增加科室类别，名称为教导处（教务处）。

（2）设置学段：在单位的根目录下增加学段类别，根据学校的实际情况分别增加“小学学段”、“初中学段”。

（3）设置年级：在学段根目录下增加年级。

（4）设置班级：（该项设置应该在“人事管理”设置好后再去设置，因为它要取“班主任”和“教室”的数据。）根据学校班级的实际情况进行设置，村小在中心校班的后面设置，并注明××村小。

二、 人事管理（主要去设置学籍管理员和班主任，其他的不管。）

1、在人事管理——基本信息——教务处（教导处）里新建学籍管理员，注意：姓名、身份证号码一定要真实。初期该人员充当所有班级的班主任，以后学校网管员把所有教师信息设置完成后再把真实的班主任调换进去。

2、平台配置——权限设置里：（1）角色设置里新建“学籍管理”角色，并附“学籍管理”、“人事管理”的权限。（2）用户组设置里新建“学籍管理组”，并附“学籍管理”、“人事管理”的权限。（3）用户组权限设置里把学籍管理员这个用户（刚才录入的那个管理学籍的教师）加到“学籍管理组”里面。

三、学籍管理:

1、编号规则     学生学籍号编号规则

行政区代码   学生初始注册年份  学校序号  性别码     流水号

□□□□□□      □□□□       □□□      □     □□□□

511721      以小学入学年份    附件下发   男1女2  学生序号

学生初始注册年份如:现在小一2009、小二2008、小三2007、小四2006、小五2005、小六2004、初一2003、初二2002、初三2001

学生校内编号规则

学段          毕业年           班级              流水号

□            □□            □□             □□□□

小1初2高4   年份后2位     班2位编码         学生序号

毕业年如：现在小一15、小二14、小三13、小四12、小五11、小六10、初一12、初二11、初三10

毕业证号编码规则

毕业年       行政区代码     学校序号    学段代码     流水号

□□       □□□□□□     □□□       □        □□□□

年份后2位     511721       附件下发  小1初2高4   学生序号

注：以上为号码编码规则，严格按照该顺序进行设置，不得交换顺序，其他不用的选项关闭。

2、现住地：农村填写到省、市、县、乡、村、社，城镇填写到省、市、县、乡（镇）、街道、门牌号。

3、学籍数据导入

学生导入模板：以学段的每个年级为单位录入模板，采集好必填学生信息（下表中标注有必填项必须全部采集），编排好学生的学籍号及校内编号。然后导入。

必填

必填

必填

必填

必填

必填

必填

必填

必填

必填

必填

必填

必填

必填

姓名

出生日期

校内编号

户口类别

班级

就读方式

是否流动人口

户口所在地

入学方式

入学年月

籍贯

联系电话

曾用名

政治面貌

必填

必填

必填

必填

必填

必填

必填

必填

必填

必 填

必填

必填

必填

必填

血型

邮政编码

入学前学校

健康状况

是否接受学前教育

家庭出身

特长

是否农民工子女

是否独生子女

是否留守儿童

出生地

通信地址

家长姓名

关系

4、各校务必于 月 日前通过四川省达县基础教育教育信息化公共服务平台校验全部数据并正确导入。导入成功后各校必须交加盖学校公章的纸质学生基础数据表和电子文本。

5、学生相片采集,待文字数据成功导入后另行安排。

附件四：  达县中小学学生转学联系表

学生姓名

性别

出生年月

身份证号码

详细户籍

详细住址

申请转入学校  级

转学原因

有何特长

监护人 情  况

与学生关系

姓名

现在工作单位

联系电话

转 入 学 校 意 见

经研究，同意该生转入我校  年级  班就读。   转入学籍号：   负责人：    （盖章）                         年  月  日

转 出 学 校 意 见

经研究，同意该生从我校  年级   班转出。    转出学籍号：    负责人：     （盖章）                      年  月  日

转入 教育 主管 部门 意见

（盖章）       年  月  日

转出教育 主管 部门意见

（盖章）              年  月  日

注：1、本表适合中小学学生转学使用。

       2、此表无学籍管理专用无效。

       3、本表一式四份，转入（出）学校及双方教育局各存一份。

       4、本表兼具转学、回执及就读证明作用，必须如实填写，涂改无效。